E-Arşiv Fatura Nedir?

Kayıt dışı ekonomiye karşı bir önleme olarak yaygınlaştırılmaya başlayan e-arşiv fatura sistemi cirosu belirli bir düzeyde olan şirketlere zorunludur. Bununla birlikte ciro fark etmeksizin talep eden her firmanın e- arşiv fatura sistemine entegre olması ve faturalama işlemlerini elektronik ortam üzerinden profesyonel bir şekilde yönetmesi de mümkündür. Böylelikle hem kırtasiye masraflarından tasarruf edilirken hem de ön muhasebe tutma süreci çok daha başarılı bir şekilde yürütülebilir. E-arşiv fatura sistemine geçmek içinse yapılması gereken e-fatura sistemine dahil olmak. Bunun için e-imzaya sahip şahıs işletmeleri Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden başvurularını gerçekleştirebilir. Sermayeli işletmelerin mali mühür tedarik ettikten sonra e-fatura ve e-arşiv fatura sürecine entegre olmaları mümkündür.

E-fatura ile e-arşiv fatura arasında herhangi bir fark var mı?

Çoğu kişi tarafından e-fatura ile e-arşiv fatura arasında herhangi bir fark gözetilmediği düşünülebilir. Ancak ikisi birbirinden farklı sistemleri ifade eder. En azından işlevsellik bakımından e-arşiv fatura çok daha avantajlıdır. Çünkü e-fatura sistemi bulunan bir işletme sadece e-fatura sistemine sahip firmalara yönelik e-fatura işlemi yapabilir. E-arşiv faturalama sistemindeyse böyle bir sınırlama söz konusu değildir. Bu nedenle firmalar e-fatura sistemine sahip olmasa bile istediği firma için e-arşiv fatura hazırlayabilir. Bu da, faturalama sürecinin çok daha pratik ve verimli şekilde yönetimini sağlar. Tek bir kanal üzerinden tüm faturalandırma işlemleri elektronik arşiv yöntemi ile takip edilebilir.

E-fatura avantajlar ve dezavantajları hakkında bilgiler:

E-fatura ve e-arşiv fatura sistemin getirdiği birden fazla avantajdan söz edilebilir. En önemli avantajı ön muhasebe süreçlerinde karmaşıklığa neden olabilen fatura tasnif ve sınıflara ayırma süreci çok daha pratik hale gelir. Diğer avantajlarıysa şöyle:

  1. Kartuş, toner ve kağıt gibi malzemelerin kullanımı söz konusu olmaz. Her fatura kesme işleminde oluşan kırtasiye giderleri ortadan kalkar. Maliyetlerde azalma söz konusu olur.
  2. Faturala dosyalama süreci ortadan kalkar. Bu da, personelin verimliliğini sağlar. İstenilen faturaya bir tıkla ulaşılması kolaylaşır. Fatura ararken kaybedilen zamanı ortadan kaldırır.
  3. Elektronik ortamda saklanan faturaların kaybolma riski söz konusu değildir. Arşiv odalarında bekletilen faturalara ihtiyaç kalmayacağı için yerden de tasarruf edilir. Ayrıca şirketlere posta yolu ile fatura teslim edilmesi gibi bir ihtiyaç söz konusu olmaz.
  4. İşletmedeki mevcut muhasebe programı ile entegre çalışabilen e-arşiv fatura programları kullanılabilir. Böylece her iki sistem arasındaki iletişim sayesinde ön muhasebe işlemleri çok daha kolay ve hatasız şekilde yapılır.
  5. Faturaların kaybolma, yanma veya ıslanma gibi riskleri ortadan kalkar.

Sistemin birtakım dezavantajlarından da bahsedilebilir. Öne çıkan dezavantajlar şu şekilde:

Sisteme giriş yapan kurumun çıkması mümkün değildir. Ayrıca mali mühür satın alınması ve e-defter kaydı tutulması da zorunlu hale dönüşür. Geçmişe yönelik fatura kesme esnekliği 7 günle sınırlıdır. Maliye tarafından tüm kayıtlar anlık olarak takip edilebilir. Bir diğer dezavantaj ise e-fatura sistemine dahil olmayan bir işletme için e-fatura sistemini kullanmanızın mümkün değildir. Kağıt fatura kesmeniz gerekebilir: Ancak e-arşiv fatura sisteme entegre olan bir kurum için her işletmeye elektronik sistem üzerinden fatura kesilmesi mümkündür.