Dijital dönüşümün hız kazandığı günümüzde işletmelerin ve bireylerin resmi yazışmalarını elektronik ortamda güvenle yapabilmesi büyük önem taşıyor. Bu noktada Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi devreye giriyor. Peki, KEP adresi nedir, ne işe yarar ve nasıl alınır? Bu yazımızda KEP hakkında merak edilen tüm detayları sade ve anlaşılır bir dille ele alıyoruz.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), resmi yazışmaların ve belgelerin elektronik ortamda hukuki geçerliliği olacak şekilde gönderilip alınmasını sağlayan sistemdir. Standart e-posta servislerinden farklı olarak, KEP ile yapılan her gönderi zaman damgası, gönderici ve alıcı kimliği, iletim raporları gibi unsurlarla kayıt altına alınır ve bu sayede yasal delil niteliği taşır.
Yasal geçerliliğe sahiptir.
Gönderi ve teslimat bilgileri kayıt altına alınır.
Güvenli, hızlı ve çevreci bir iletişim aracıdır.
Geriye dönük izleme ve arşivleme imkânı sunar.
Belgelerin sahteliğini önler.
KEP sistemi, özellikle resmi kurumlar, ticaret şirketleri ve kamu kuruluşları için birçok avantaj sağlar:
Tebligat işlemleri hızlı ve güvenli şekilde yapılabilir.
Sözleşmeler, ihaleler, fatura bildirimleri, dilekçeler, iş başvuruları gibi işlemler elektronik ortamda yürütülebilir.
Delil niteliğinde belge paylaşımı sağlanır.
Noter masrafı, kırtasiye giderleri gibi operasyonel maliyetler düşer.
Bazı kurum ve kuruluşlar için KEP adresi alma zorunluluğu vardır. Bu zorunluluk genellikle aşağıdaki gibi sınıflandırılır:
Sermaye şirketleri (A.Ş., Ltd. Şti.)
Kamu kurumları
Serbest meslek mensupları (bazı durumlarda)
Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği kapsamındaki muhataplar
KEP adresleri, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş KEP Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) aracılığıyla alınır. Türkiye’de bazı KEPHS örnekleri şunlardır:
PTT KEP
Türkkep
TÜRKTRUST
E-GÜVEN
Intertech
Gerçek kişiler için:
Nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaport
Başvuru formu
Tüzel kişiler (şirketler) için:
İmza sirküleri
Vergi levhası
Ticaret sicil gazetesi
Yetki belgesi
Şirket kaşesi
Başvuru formu
Başvuru online ya da fiziksel olarak yapılabilir. Çoğu KEPHS, kendi web sitesi üzerinden e-imza veya mobil imza ile başvuru alma imkânı sunmaktadır.
Başvurunuzun onaylanmasının ardından KEP adresiniz tanımlanır ve kullanıma açılır. Genellikle şu formatta olur:
adsoyad@hs01.kep.tr veya
şirketadi@hs01.kep.tr
KEP adresi, standart bir e-posta gibi çalışır. Ancak bazı farklar vardır:
Gönderim yaparken alıcının KEP adresi olması gerekir.
KEP sistemine giriş KEPHS’nin sunduğu özel arayüz üzerinden yapılır.
Gönderilen her iletinin teslim edildiğine dair rapor saklanır.
KEP adresi, resmi yazışmaların güvenli şekilde iletilmesini sağlar. Ancak bu sistemde kullanılan belgelerin imzalanması gerekiyorsa, e-İmza devreye girer. Yani:
KEP = Güvenli iletim ve kayıt sistemi
e-İmza = Elektronik ortamda imzalama aracı
Birçok KEP işleminde hem KEP adresi hem de e-İmza birlikte kullanılır.
Yasal delil sağlar
Resmi tebligatlar elektronik olarak yapılabilir
Zaman ve maliyet tasarrufu sunar
Arşivleme ve belge yönetimi kolaylaşır
Kâğıtsız ofis uygulamasına katkı sağlar
➤ KEP adresi ücretli midir?
Evet. KEP sağlayıcıları tarafından yıllık ya da aylık kullanım bedelleri alınır. Fiyatlar sağlayıcıya ve pakete göre değişebilir.
➤ KEP adresi ne kadar sürede aktif olur?
Başvuru evrakları eksiksiz ise genellikle 1-3 iş günü içinde aktif edilir.
➤ KEP adresimi başka bir sağlayıcıya taşıyabilir miyim?
Hayır. KEP adresleri şu an için taşınabilir değildir. Ancak yeni bir sağlayıcıdan yeni bir KEP adresi alınabilir.
➤ KEP adresine gönderilen her mesaj yasal delil sayılır mı?
Evet. Sistem tarafından kayıt altına alınan her gönderi hukuki geçerliliğe sahiptir.
KEP adresi, dijitalleşen dünyada resmi ve ticari yazışmaların güvenli, hızlı ve yasal geçerlilikle yapılabilmesi için vazgeçilmez bir araçtır. Özellikle şirketler ve kamu kurumları için hem kanuni yükümlülükleri yerine getirmek hem de iş süreçlerini hızlandırmak adına büyük avantaj sağlar.
Eğer siz de işletmenizi dijital çağa uygun hale getirmek istiyorsanız, bir an önce KEP adresi almalı ve resmi iletişimlerinizi bu sistem üzerinden yürütmelisiniz.
