Şirket için finansal varlıkların yönetimi en hayati konulardan biridir. İşin en temelinde yer alan gelir ve gider yönetimi sürdürülebilir bir finansal yapı açısından elzemdir. Bu konunun içerisine girildiği zaman birçok detayla karşılaşmak mümkün. Gelir gider yönetimin ana temasını tahsilatlar ve ödeme kalemleri oluşturur. Müşterilerden elde edilen gelirler veya ana gelir dışında ortaya çıkan gelirler, tedarikçilere yapılan ödemeler veya ana gider dışında yapılan ödemeler gibi birden fazla detayla ilgilenirken bunların faturalandırılma gereksinimi belge yönetimini ve takibini de ortaya çıkarır. Dolayısıyla ön muhasebe, şirket içerisinde tutulan ve rutinleşen finansal akışın takibinden oluşan önemli bir süreçtir.
Şirket olmanın en önemli kuralı sermaye yönetimi konusunda profesyonel hareket etmektir. Bu bakımdan gelişigüzel hesap ve kitap tutulması halinde “evdeki hesabın çarşıya uymama” riski söz konusu olabilir. Bu sebeple, işletme sahibi tarafından bir ön muhasebe tutulması ve bu sürecin mali tablolarla takip edilmesi şarttır. Böylece firma, hem giderlerini hem de gelirlerini günlük, haftalık veya aylık bazda görebilir, herhangi bir sorunun olması halinde birtakım tedbir kararları alabilir. Ancak gelir gider takibi konusundaki eksiklikler olması halinde, şirketteki finansal akışın izlenmesi güçleşir, zarar veya karın güncel durumuyla alakalı projeksiyon oluşturulamaz. Bu da, firmanın almak isteyeceği finansal kararların hiçbir veriye dayanmaksızın gerçekleşmesine neden olur.
Ön muhasebe, yatırım yapmak veya yeni malzemeler almak isteyen işletmelere bu hedeflerin ne kadarın gerçekleşebileceğini gösteren bir izleme aracıdır. Çünkü ön muhasebe ile aylık veya dönemlik kar oranları, cirolar veya gelirler net bir şekilde görülebilir. Tablolar halinde çözümlenebilen finansal yapı, firmanın ileriye dönük hedeflerine ne tür finansal katkılar sağlayabileceğinin işaretini verir. Ayrıca firmanın finansal riskleri yönetme becerilerini de geliştirir. Bu bakımdan ön muhasebe, en az pazarlama ve satış kadar önemli ve değerlidir.
Ön muhasebede yapılan işlemlerin sınıflandırılır. Böylelikle takibi oldukça kolaylaşır. İşte o sınıflar…
Firma için hayati öneme sahip müşteri ve tedarikçilerle yapılan her türlü işlemin kaydı cari hesap adı altında değerlendirilir. Ödemeler, gelirler, borçlar veya senetler gibi müşteriye veya tedarikçiye ait her alışveriş cari işlem hesabının konusu altındadır.
Gelir ve giderlerin kayıt altına alınmasında en önemli konu faturalandırmadır. Fatura yönetimi sayesinde usulsüz işlemlerin de önüne geçilmesi mümkün hale gelir.
Ürün satan firmalara has bir takiptir. Depodaki ürünlerin takip edilmesi hangi dönemde hangi ürünlerin daha fazla talep edildiğinin bilgisini almanızı sağlar. Ayrıca hangi ürünlerin satılmadığını ve rağbet görmediği de ortaya çıkar. Bununla birlikte stoku tükenen ürünlerin tespit edilmesini de kolaylaştırır.
Nakit akışının olmadığı dönemlerde veya çek ile borç ve ödeme yapmayı planladığınız dönemlerde bunların takip edilmesi ekstra önem arz eder.
Çalışanlara ödenen maaş, primler veya tahakkuk eden vergilerin takip edilerek, finansal sisteminiz içerisindeki payını düzenli olarak takip etmelisiniz. Böylece gelirlerinizi ona göre düzenler, giderleri de optimize edebilirsiniz.
Kasa veya banka takibi olarak geçen muhasebede finansal akış içerisinde önemli bir yer edinen bankaya yapılan ödemeler, bankadan yapılan para çıkışları, çek işlemleri gibi fonksiyonlar kayıt altına alınır.
Geleneksel olarak defter ile tutulan ön muhasebe işlemleri giderek büyüyen ve finansal akışın arttığı bir kurum için uygulanabilir durumda olmaz. Bu durumda Excel gibi yazılımlar kullanılabilir. Bu da iyi bir Excel kullanıcı olmayı gerektirir ki yine işlem hacimleri artmaya başladıkça yönetiminde karmaşa ve hataların olması muhtemeldir. Diğer bir alternatif ise ön muhasebe programlarından yararlanmak. Böylece daha modern bir şekilde hem hızlı hem de kolayca ön muhasebe sürecine adapte olmak mümkün olabilir.
