Proforma fatura, ticari bir işlemde mal veya hizmetlerin satışı veya ihracatı için hazırlanan, gerçek ticari bir fatura yerine geçmeyen ancak ticari bilgileri içeren ön fatura niteliğinde bir belgedir. Genellikle satıcı tarafından alıcıya sunulan bu belge, işlem öncesi müşteriye fiyat ve diğer ticari koşullar hakkında bilgi vermek amacı taşır.
Proforma fatura, genellikle aşağıdaki unsurları içerir:
1. Satıcı ve Alıcı Bilgileri: Satıcı ve alıcının isimleri, adresleri, iletişim bilgileri gibi temel bilgiler yer alır.
2. Mal veya Hizmet Açıklamaları: Satılan mal veya sunulan hizmetlerin detaylı açıklamaları, miktarları, birim fiyatları ve toplam bedelleri belirtilir.
3. Toplam Tutar ve Ödeme Koşulları: Fatura toplamı, vergiler, nakliye ücretleri gibi ek maliyetlerin detayları ve toplam ödeme miktarı belirtilir. Ayrıca, ödeme koşulları (örneğin, vade tarihi, ödeme şekli) da yer alabilir.
4. Teslimat Şartları: Mal veya hizmetlerin teslimatı ile ilgili bilgiler (teslimat adresi, teslim süresi, nakliye detayları) bu belgede yer alabilir.
5. Diğer Ticari Koşullar: İade politikası, garanti süresi gibi diğer ticari koşullar da proforma faturada belirtilebilir.
Proforma faturalar, ticari işlemlerde çeşitli amaçlar için kullanılır:
- İhracat İşlemleri: Uluslararası ticarette, alıcıya mal veya hizmetlerin özet bilgisini sunarak, ödeme şartları ve teslimat koşulları hakkında bilgi verir. Alıcı, proforma faturayı inceleyerek satın alma kararı alabilir ve resmi satış faturasının hazırlanmasını sağlayabilir.
- Ön Sipariş ve Teklif: Müşterilere bir ürün veya hizmet için teklif sunulması veya ön sipariş alınması durumunda kullanılır. Proforma fatura, müşterinin maliyetleri ve diğer ticari detayları değerlendirmesine yardımcı olur.
- Vize ve Gümrük İşlemleri: Bazı ülkeler, gümrük işlemleri sırasında gerekli olabilecek belgeler arasında proforma fatura talep edebilir. Bu belge, malın değerini ve ticari bilgilerini doğrulamak için kullanılır.
Proforma fatura, resmi bir ticari fatura yerine geçmez ve finansal kayıtlar için geçerli bir belge olarak kabul edilmez. Bu nedenle, muhasebe kayıtlarında yer almaz ve ticari alacak veya borç hesaplarında izlenmez. Ancak, ticari işlemlerin başlangıcında ve öncesi önemli bir rol oynar ve alıcı ile satıcı arasındaki ticari ilişkilerin sağlıklı bir şekilde yönetilmesine katkıda bulunur.
Sonuç olarak, proforma fatura, ticari işlemlerin başlangıcında bilgi verici ve işbirliğini teşvik edici bir araç olarak kullanılır. Satıcı ve alıcı arasında güven oluşturur, ticari koşulların anlaşılmasını sağlar ve işlem sürecinin düzenli ilerlemesine yardımcı olur.
